ایمیل سرور چیست؟چگونه کار می کند و انواع آن کدام است؟

میل سرور که با ایمیل سرور هم شناخته می‌شود، یک نوع سیستم کامپیوتری است که ایمیل‌ها را دریافت، ذخیره،‌ پردازش و در نهایت به مقصد ارسال می‌کند. در واقع نقش میل سرور مانند نقش دفاتر پستی در ارسال نامه است؛ با این تفاوت که نامه‌های مجازی را به مقصد می‌‌فرستد. انجام این فرآیندها در سرور توسط نرم‌افزار و سیستم عاملی که روی آن نصب می‌شود انجام می‌شود. این سرورها علاوه بر اینکه در کمترین زمان ایمیل ها را برای گیرنده ارسال می‌کنند، امنیت آن‌ها را هم به خوبی تامین می‌کنند.البته مزایای میل سرور فراتر از اینها است که در ادامه به طور کامل بیان می‌کنم و اینگه چگونه میتوان ایمیل سرور های خصوصی و سازمانی را راه اندازی کرد. پس تا پایان این مقاله همراه ما باشید.

ایمیل سرور برای سازمان‌ها چه مزایایی دارد؟

یکی از مهم‌ترین دلایلی که سازمانها و مراکز بزرگ را وادار به تهیه و راه‌اندزی این سیستم می‌کند،‌ حجم بالای پیامهای ارسالی در این مراکز است. بنابراین مهم‌ترین حسن این سیستم سهولت در ارسال پیام هست که به سادگی توسط انواع نرم افزارهای مدیریت ایمیل مثل Outlook قابل استفاده می باشد . اما میل سرور در کنار ارسال سریع، نکات مثبت زیاد دیگری هم دارد که شامل موارد زیر است:
۱. با میل سرور هیچ پیامی گم نمی‌شود!
شاید شما هم تجربه نرسیدن ایمیل به دست گیرنده را داشته باشید. این مشکل ممکن است به دلایل مختلف مانند شلوغی سرور اتفاق بیفتد. اما ایمیل سرور به شما تضمین می‌دهد که هیچ پیامی گم نمی‌شود و به طور کلی یک سیستم ایمیل کارآمدی را برای مجموعه فراهم می‌کند. با این سیستم کسب و کارها و سازمانها می‌توانند یک سیستم متمرکز برای ارسال، دریافت و ذخیره ایمیل با امکان مدیریت آن را داشته باشند.
۲. امنیت بیشتر سیستم ارسال ایمیل
سرورهای ایمیل مجهز به ابزارهای پیشرفته امنیتی هستند که از اطلاعات و ایمیل کاربران در برابر حمله‌های سایبری و دسترسی‌های غیرمجاز محافظت می‌کنند.
۳. کنترل و مدیریت بهتر ایمیل
این سرورها به کسب و کارها، امکان مدیریت و کنترل بهتری برای ایمیل و پیام‌ها می‌دهد. چرا که شما در این حالت می‌توانید سیاست‌ها و تنظیمات امنیتی را براساس شرایط و نیاز خود تنظیم کنید.
۴. گرفتن گزارش از ایمیل
شما با بکارگیری ایمیل سرور، می‌توانید گزارش‌های مربوط به پیام‌های ورودی و خروجی، اتصالات موفق و ناموفق به سیستم و… را گزارش‌گیری و مشاهده کنید.
۵. سفارشی سازی کردن ایمیل
با بکارگیری سرورهای ایمیل می‌توانید تنظیمات ایمیل‌هایتان را با توجه به به نیازهای کسب وکارتان سفارشی سازی کنید. این مورد می‌تواند شامل تنظیم آدرس‌های ایمیل شخصی با نام دامنه کسب و کار، ایجاد نام‌های مستعار ایمیل و اجرای قوانین مسیریابی ایمیل سفارشی باشد. به این ترتیب می‌توانید برندسازی را در تمامی ارتباطات ایمیلی سازمان و یا شرکت خود تقویت کنید.
۶. دریافت ایمیل به میزان بالا
یک سرور پست الکترونیکی، مقیاس پذیری و کنترل بیشتری را برای زیرساخت ایمیل شرکت‌ها فراهم می‌کند. سازمان‌ها می‌توانند عملکرد و قابلیت‌های ذخیره‌سازی سرور را با توجه به نیازهای خود تنظیم کنند و از دریافت ایمیل به میزان بالا برای رشد تجارتشان، هیچ گونه هراسی نداشته باشند.
۷. انجام فعالیت‌ها بدون حضور اینترنت
در صورتی که یک ایمیل سرور سازمانی داشته باشید، می‌توانید حتی بدون دسترسی به اینترنت امور شرکت را انجام دهید و در صورت بروز مشکل در اینترنت، شبکه داخلی عملکرد بدون وقفه خود را داشته باشد.

میل سرور چگونه کار می‌کند؟

همه ما به عنوان کاربر روزانه پیامهای مختلفی را از طریق سرویس‌های مختلف ایمیل برای دوستان و همکارانمان ارسال می‌کنیم. اما هیچ وقت به چگونگی انجام آن فکر نمی‌کنیم. چرا؟ چون آن را یک فرآیند بدیهی می‌دانیم. در صورتی که پیامی که شما تنها در چند ثانیه دکمه send آن را می‌زنید، توسط سیستم‌ها و پروتکل‌های مختلفی تحلیل و بررسی می‌شود تا در نهایت به دست گیرنده برسد. اما چون تمامی این کارها در زمان کوتاهی انجام می‌شود به چشم نمی‌آید. در واقع میل سرور مهم‌ترین نقش از عوامل پشت صحنه فرآیند ارسال ایمیل است و با سایر برنامه ها برای ایجاد یک سیستم پیام رسانی کار می کند.
سرورهای ایمیل تقریباً مانند انواع دیگر سرورها کار می‌کنند. آن‌ها مسئول مسیریابی پیام‌ها در شبکه‌ای مانند اینترنت هستند. سرورهای ایمیل با توجه به آدرس‌های IP متصل به ایمیل‌، پیام‌ها را از طریق اینترنت به گیرنده صحیح ارسال می‌کنند و با توجه به نوع تنظیمات سرور، هر میل سرور مسئول توزیع ایمیل‌های خروجی مانند سرور SMTP و یا بازیابی و مدیریت ایمیل‌های دریافتی مانند سرور IMAP است. مراحل ارسال و دریافت پیام توسط ایمیل سرور، به صورت زیر است:
1. فرستنده از رایانه و یا موبایل خود برای ورود به حساب ایمیل و نوشتن پیام استفاده می‌کند و آدرس ایمیل گیرنده را قبل از ارسال پیام در محل مربوطه درج می‌کند.
2. ایمیل ابتدا به SMTP یا سرورهای ایمیل خروجی ارسال می‌شود. در اینجا، سرور یک بررسی بر روی نام دامنه برای ترجمه به آدرس IP انجام می‌دهد.
3. اگر ایمیل به دامنه‌ای در همان شبکه برود، سرور می‌تواند به سادگی ایمیل را به سرور IMAP صحیح هدایت کند.
4. اگر ایمیل به دامنه‌ای در سرور IMAP در یک شبکه دیگر آدرس داده شده باشد، سرور SMTP اولیه، برای مسیریابی پیام را از طریق سرورهای SMTP دیگر ارسال می‌کند.
5. در نهایت، سرور ایمیل ورودی با استفاده از از پروتکل‌هایی مانند IMAP یا POP برای ارسال همه پیام‌ها به رایانه گیرنده استفاده می‌کند و به این ترتیب گیرنده می‌تواند پیام را در صندوق ورودی حساب خود دریافت کند.

آشنایی با انواع ایمیل سرور

میل سرور انواع گوناگونی دارد و می‌توان انواع آن را بر اساس نوع سیستم عامل، محل استقرار و نوع لایسنس دسته بندی کرد. در زیر توضیحات مختصری در مورد هر یک بیان می‌شود:
انواع ایمیل سرور بر اساس نوع سیستم عامل
سیستم عامل mailserver، قابلیت‌های پیشرفته‌ای را برای اجرا، مدیریت، نظارت و کنترل برنامه‌ها بر روی سرور ایمیل ارائه می‌دهد و در واقع یک واسط نرم افزاری بین سخت افزار سرور و برنامه‌های اجرایی است. حال رایج‌ترین سیستم عامل ایمیل سرور عبارتند از:
• سیستم عامل ویندوز
• سیستم عامل لینوکس
• ماشین‌های مجازی یا VMware
• ماشین مجازی Docker

انواع ایمیل سرور بر اساس محل استقرار

سرورهای ایمیل را می‌توانید در محل مستقر کنید و یا اینکه از نوع مبتنی بر فضای ابری استفاده کنید. سرورهای داخلی، سرورهای فیزیکی هستند که در محل یک سازمان قرار دارند. سازمان باید تمامی سرورها و زیرساخت‌ها را مدیریت و نگهداری کند. این نوع بیشتر برای سرویس ایمیل سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
سرورهای مبتنی بر فضای ابری مانند سرویس ایمیل ساده آمازون (SES) مجازی هستند. این نوع سرورها مانند سرورهای داخلی کار می‌کنند، اما داده‌ها در یک محیط ابری ذخیره می‌شوند و معمولاً باید یک هزینه‌ای را به صورت ماهانه به مراکز ارائه آن پرداخت کنید. علاوه بر این برخلاف نوع داخلی، این نوع ایمیل سرور به راحتی قابل ارتقاء است؛ چون تنها نیاز به تهیه منابع بیشتر دارد و احتیاجی به تهیه تجهیزات فیزیکی نیست . همچنین امنیت داده‌ها هم در این نوع سرور بر عهده فروشنده است. کاربرد این نوع اغلب برای ایمیل شرکتی و شخصی است.

انواع میل سرور بر اساس نوع لایسنس نرم افزار

به طور کلی با توجه به نوع لایسنس سه مدل نرم افزار mail server وجود دارد که می‌توانید یکی از آنها را انتخاب کنید. این سه مدل عبارتند از:
1. منبع باز رایگان: این نوع نرم افزار به شما این اجازه را می‌دهد که بتوانید با توجه به فعالیت خود نرم افزار را اصلاح و مورد استفاده قرار دهید و بدون هیچ گونه هزینه‌ای از آن‌ها استفاده کنید.
2. منبع باز تجاری: منبع باز تجاری با منبع باز رایگان متفاوت است. اگرچه استفاده از هر دو مدل نرم افزار منبع باز معمولاً رایگان است، اما در این مدل هزینه‌های نگهداری، راه اندازی، توسعه و پشتیبانی آن‌ها توسط تعدادی شرکت در قالب یک توافقنامه تجاری انجام می‌شود.
3. تجاری اختصاصی: آخرین نوع لایسنس نرم افزار ایمیل سرور، نرم‌افزار تجاری اختصاصی است، که به‌عنوان منبع بسته نیز شناخته می‌شود. این نرم‌افزار را یک نهاد حقوقی تولید کرده است و مالکیت آن مخصوص همان شرکت است، بنابراین تمامی مراحل نصب و پشتیبانی به عهده همان کمپانی خواهد بود. در صورتی که بخواهید از این نوع نرم افزار استفاده کنید باید آن را از شرکت مربوطه خریداری نمایید.

معرفی انواع نرم افزارهای mail server
امروزه اکثر ایمیل‌ها از طریق سرور ایمیل، ارسال و دریافت می‌شوند. میل سرورها از نرم افزارهای خاصی برای دریافت و ارسال ایمیل استفاده می‌کنند که مبتنی بر پروتکل‌ها و تکنولوژی‌های متفاوتی است. بنابراین در ادامه انواع پروتکل‌هایی که برای میل سرورهای ورودی و خروجی بکار برده می‌شوند را معرفی می‌کنیم تا با تفاوت‌ها و نحوه عملکرد آن‌ها آشنا شوید و در نهایت بتوانید بیشترین استفاده را از حساب ایمیل خود داشته باشید.
• میل سرور ورودی
نحوه عملکرد میل سرور ورودی به این صورت است که ایمیل‌ها را ذخیره می‌کند و سپس آن‌ها را به صندوق ورودی کاربر ارسال می‌کند. پروتکل های Pop3 و IMAP دو نوع از پروتکل‌های پرکاربرد در میل سرور‌های ورودی است.
1. میل سرور IMAP
IMAP مخفف عبارت Internet Message Access Protocol است، یک پروتکل استاندارد اینترنتی که توسط سرویس گیرندگان ایمیل برای بازیابی پیام‌های ایمیل استفاده می‌شود. اغلب توسط حساب‌های ایمیل تجاری استفاده می‌شود. IMAP به کاربران این امکان را می‌دهد که پیش‌نمایش، حذف و سازماندهی داده‌های ایمیل خود را در سرور، قبل از انتقال آنها به دستگاه‌های خود، انجام دهند و یک کپی از ایمیل‌ها تا زمانی که کاربر آنها را حذف نکند بر روی سرور باقی می ماند. این پروتکل فقط پیام‌ها را دریافت می‌کند و هیچ گونه ارسال ایمیل ندارد.
2. میل سرور POP3
علاوه بر IMAP، POP3 هم پروتکل دیگری برای دریافت ایمیل است. POP3 مخفف عبارت Post Office Protocol است و عدد 3 آن مخفف نسخه 3 است. POP3 به این صورت کار می‌کند که ایمیل‌ها را از سرور ایمیل دریافت می‌کند و آن‌ها را بر روی یک کامپیوتر بارگیری می‌کند و در مرحله بعدی پیام را از روی سرور حذف می‌کند تا به اندازه کافی فضا برای دریافت پیام‌های بعدی وجود داشته باشد. به عبارت دیگر، به شما این امکان را می‌دهد که پیام‌های ایمیل را در رایانه خود بارگیری کنید و در حالی که آفلاین هستید آنها را بخوانید اما در عین حال پیام فقط از همان دستگاهی قابل دسترسی است که در آن دانلود شده است.
• میل سرور خروجی
نحوه کار میل سرور خروجی به این صورت است که به شما امکان ارسال پیام را میدهد. پروتکل SMTP یکی از پروتکل‌های پر کاربرد در میل سرورهای خروجی است.
میل سرور SMTP: پروتکل انتقال ایمیل ساده SMTP پروتکلی برای ارسال ایمیل است.SMTP مخفف Simple Mail Transfer Protocol است و فرآیند تحویل ایمیل را مدیریت می‌کند. هدف اصلی سرور SMTP ارسال و انتقال پیام‌های ایمیل از یک سرویس گیرنده ایمیل به سرور ایمیل دریافت‌کننده است. وقتی ایمیلی را با استفاده از SMTP ارسال می‌کنید، سرور ایمیل شما را پردازش می‌کند و تصمیم می‌گیرد که پیام را با توجه به آدرس ایمیل دریافت کننده به کدام سرور ارسال کند. سپس، پیام به آن سرور ارسال می‌شود.
• میل سرورهای مبتنی بر وب
یک نوع ایمیل سرور دیگر هم وجود دارد که مبتنی بر وب است و به عنوان سرورهای وب میل معروف هستند. با این نوع ,وب میل‌ها اکثر کاربران آشنایی دارند. این نوع سرویس ایمیل، به کاربران اجازه می‌دهد که با استفاده از یک مرورگر وب استاندارد در هر مکانی که اینترنت وجود دارد، به نامه الکترونیکی خود دسترسی پیدا کنند. سرورهای بسیاری از ارائه دهندگان ایمیل رایگان، بر مبنای این نوع پروتکل است.

نحوه راه اندازی ایمیل سرور

راه‌اندازی میل سرور یکی از چالش‌هایی است که افراد پس از انتخاب بهترین نوع ایمیل سرور با آن مواجه هستند. اما

مراحل راه اندازی ایمیل سرور به شرح زیر است:
مرحله ۱: نرم افزار موردنظر خود را انتخاب کنید
اولین قدم در راه اندازی ایمیل سرور، انتخاب یک نرم افزار برای آن است که می‌توان به نرم افزارهای Postfix، Exim و Sendmail اشاره داشت. هر یک از این نرم افزارها معایب و مزایای خاص خودشان را دارند. بنابراین قبل از انتخاب، نیازها و خواسته‌های خود را از میل سرور در نظر بگیرید.
مرحله ۲: یک سیستم عامل انتخاب کنید
پس از انتخاب نرم افزار باید یک سیستم عامل هم برای اجرای آن تعیین کنید. سیستم عامل‌های Ubuntu، Debian و CentOSاز جمله مواردی است که می‌توانید انتخاب کنید. سیستم عامل انتخابی شما باید با تخصص فنی شما و نیازهای نرم افزار مطابقت داشته باشد.
مرحله ۳: نرم افزار ایمیل سرور را نصب و پیکربندی کنید
در این مرحله باید مراحل نصب و پیکربندی نرم افزار را آغاز کنید. این فرآیند بسته به نرم‌افزاری که انتخاب کرده‌اید متفاوت خواهد بود، اما به طور کلی شامل تنظیم رکوردهای DNS، پیکربندی حساب‌های ایمیل و تنظیم فیلترهای هرزنامه می‌شود.
مرحله ۴: تست و عیب یابی
تست و عیب یابی میل سرور برای اطمینان از کارکرد درست آن ضروری است. این آزمایش، شامل ارسال ایمیل‌هایی به صورت تستی و بررسی برای اطمینان از تحویل موفقیت آمیز آنها است. اگر مشکلی وجود دارد، باید با بررسی گزارش‌ها و پیام‌های خطا، آن‌ها را عیب‌یابی کنید.
مرحله ۵: ایمیل سرور خود را ایمن کنید
راه اندازی یک میل سرور تنها نیمی از کار است. شما باید آن را ایمن کنید و اجازه دسترسی غیرمجاز به آن را ندهید تا به این صورت از داده‌های خود محافظت به عمل آورید. جهت ایمن کردن ایمیل سرور، باید یک فایروال راه اندازی کنید و مراحل رمزگذاری و پیکربندی کنترل‌های دسترسی را روی ایمیل سرور به خوبی انجام دهید.

هنگام خرید ایمیل سرور چه نکاتی را باید در نظر گرفت؟

ایمیل سرور انتخابی شما باید بتواند نیازهای مورد نظر شما را به خوبی پاسخ دهد. بنابراین یک سازمان باید قبل از انتخاب موارد زیر را در نظر بگیرد:
1. امنیت: نرم افزار ایمیل سرور سازمانی شما باید ارتباطات ایمیل‌ها را به صورت کاملاً محرمانه حفظ کند. به همین خاطر، نرم افزار میل سرور باید عملیات رمز گذاری، کنترل دسترسی چند لایه، لیست سیاه و سفید، فیلترینگ آنتی ویروس و آنتی اسپم را به خوبی پوشش دهد.
2. دامنه سفارشی: شرکت ارائه دهنده میل سرور باید یک دامنه سفارشی مطابق با دامنه وب سایت شرکتتان در اختیار شما قرار دهد و حتی در صورت نیاز امکان ارائه ایمیل سازمانی با بیش از یک دامنه سفارشی را هم داشته باشد.
3. ذخیره سازی: ایمیل سرور باید بتواند فضای ذخیره سازی کافی برای آرشیو داده‌ها را در اختیار شما قرار دهد، تا در مواقع لزوم بتوانید به راحتی در بین پیام‌ها به جستجو بپردازید. همچنین، در صورتی که نیاز به تعمیر و یا حذف اکانت‌هایی پیدا کردید، این کار را به صورت خودکار انجام دهد و پیام‌هایی که بسیار قدیمی شده‌اند را بایگانی کند.
4. پشتیبانی: برخورداری از پشتیبانی ۲۴ ساعته از مهم‌ترین نکاتی است که هنگام تهیه این سرویس باید در نظر داشته باشید. چرا که شما ممکن است در هر ساعتی از شبانه روز با مشکلات مختلفی روبرو شوید.
5. هزینه: توجه داشته باشید که ایمیل سرورهای داخلی هزینه اولیه بیشتری دارند اما در عین حال کنترل دقیق‌تری می‌توانید روی آن‌ها داشته باشید. سرویس‌های ایمیلی که بر اساس فضای ابری هستند هزینه ابتدایی کمتری و مراقبت کمتری هم نیاز دارند.
6. انعطاف پذیری و سازگاری: ایمیل سرور سازمانی شما بهتر است با روش‌های ارتباطی مختلف ایمیل مانند پروتکل دفتر پست، پروتکل مبتنی بر وب و… مطابقت داشته باشد. همچنین باید با برنامه‌های کاربردی تحت وب و موبایل مانند تقویم، اپلیکیشن های تماس و…. سازگار باشد. به طور مثال آیا می‌توانید هنگام استفاده از سرور از طریق تلفن همراه ایمیل دریافت کنید؟
7. کنترل از راه دور: آیا میل سرور انتخابی شما این امکان را دارد که از راه دور و از طریق وب پیکربندی و مدیریت شود؟ به این نکته توجه داشته باشید که بتوانید در تمامی مکان‌ها به ایمیل سرور خود دسترسی داشته باشید.
انتخاب بهترین شرکت و تیم ارائه دهنده ایمیل سرور
راه‌اندازی و بکارگیری ایمیل سرور می‌تواند فرآیند پیچیده‌ای باشد، اما در نهایت شما به خوبی می‌توانید بر روی سیستم ایمیل خود نظارت کامل داشته باشید. با نرم افزار، سیستم عامل و پیکربندی مناسب، می‌توانید سرور ایمیلی را راه اندازی کنید که قابل اعتماد و ایمن باشد و نیازهای خاص شما را برآورده کند.
با توجه به اینکه نصب و راه اندازی ایمیل سرور امری کاملاً تخصصی است، حتماً باید آن را به عهده شرکتی قرار دهید که تجربه و دانش کافی در این زمینه دارد. شرکت میلرچی با داشتن مهندسان ماهر و توانا می‌تواند شما را در انجام این امر به خوبی راهنمایی نماید. در صورت داشتن هر گونه سوال می‌توانید با کارشناسان مجموعه میلرچی در ارتباط باشید.